Excel ou software de gestão numa ERPI: como decidir?

O Excel pode servir para uma lista simples, um cálculo pontual ou um mapa de apoio. Numa ERPI, vale a pena avaliar um software próprio quando várias pessoas precisam de consultar e atualizar os mesmos registos, acompanhar o que ficou pendente e saber quem fez cada tarefa.

A decisão começa pelo trabalho da instituição: onde se perde informação, o que é repetido e o que a equipa precisa de saber para cuidar e gerir melhor.

Quando o Excel pode ser suficiente

Uma folha de cálculo pode ser uma boa escolha quando existe um responsável, a informação muda pouco e o objetivo é limitado. Por exemplo, comparar propostas de fornecedores ou preparar um orçamento interno.

Também é possível partilhar folhas de cálculo e consultar versões anteriores, dependendo da ferramenta utilizada. O problema surge quando é preciso construir e manter, à volta dessas folhas, todo um processo de trabalho: acessos por função, registos por residente, tarefas pendentes e passagem de informação entre turnos.

Antes de mudar, identifique o que já funciona. Um software deve resolver dificuldades concretas e pode coexistir com folhas de cálculo usadas para análises pontuais.

Sinais de que a instituição precisa de outra organização

Reúna a direção técnica e representantes da equipa e procure exemplos recentes:

• Há várias cópias do mesmo documento e é difícil identificar a versão atual?
• É preciso procurar em pastas, cadernos e mensagens para perceber o que aconteceu a um residente?
• A equipa seguinte depende de um recado para saber o que ficou por fazer?
• Alguém transcreve para o computador os registos que já fez em papel?
• É difícil perceber quem registou uma informação e em que momento?
• Os acessos aos ficheiros são mais amplos do que cada função precisa?

Uma resposta positiva não obriga a comprar software. Ajuda a definir o problema que uma mudança deve resolver e o que terá de ser demonstrado antes de decidir.

O que comparar numa demonstração

Um processo completo, do registo à consulta

Escolha uma situação fictícia semelhante ao dia a dia do lar. Por exemplo: uma colaboradora regista uma ocorrência e a equipa do turno seguinte precisa de a consultar.

Peça para ver onde se faz o registo, como fica associado ao residente e como a informação chega a quem precisa dela. Avalie se o percurso é compreensível para as pessoas que o vão usar.

Informação partilhada e acessos por função

Confirme se cada profissional consegue consultar a informação necessária ao seu trabalho e se existem formas de limitar o acesso a documentos e áreas sensíveis. Peça exemplos com os perfis que a instituição utiliza.

Na Winvel, é possível organizar documentos do residente em pastas com permissões. A demonstração deve esclarecer como configurar esses acessos para a sua equipa.

Continuidade entre turnos

Verifique como se consultam os registos anteriores e como ficam identificados os assuntos pendentes. O objetivo é que quem chega consiga perceber o que aconteceu e o que precisa de acompanhamento.

Veja um exemplo da passagem de turno na Winvel.

Registos no local de trabalho

Teste o equipamento que a equipa vai realmente utilizar: computador, tablet ou dispositivo partilhado. Observe a legibilidade, o número de passos e a forma de identificar quem está a registar.

Na Winvel, o registo dos cuidados do PIC no Kiosk permite à equipa registar os cuidados num dispositivo da instituição, com identificação por PIN.

Implementação, suporte e condições

Peça uma proposta que esclareça o preço total, as condições de saída, a formação e o apoio após o arranque. Confirme também que dados podem ser importados, em que formato e o que terá de ser preparado pela instituição.

Sobre a Winvel, pode consultar as perguntas de implementação da solução ERPI: migração assistida de Excel, formação, suporte e condições contratuais.

Como preparar a mudança sem transportar a desorganização

Comece por um processo com um problema claro. Defina quem o acompanha, que informação é necessária e como se vai verificar se o novo modo de trabalhar ajuda a equipa.

Antes de importar dados:

1. Identifique os ficheiros que são usados e quem é responsável por cada um.
2. Confirme qual é a versão atual e procure duplicados.
3. Combine com o fornecedor os dados e os formatos a importar.
4. Defina os acessos e prepare a formação das pessoas que vão utilizar o sistema.
5. Estabeleça a partir de que momento o novo processo passa a ser a referência da equipa.

A introdução de software deve vir acompanhada de regras de registo, responsabilidades e formação. Depois do arranque, reveja com a equipa as dúvidas e os passos que continuam a criar trabalho repetido.

Perguntas frequentes

É preciso abandonar todos os ficheiros Excel?

Não. Pode continuar a usar folhas de cálculo para tarefas em que fazem sentido. Convém definir qual é a fonte de referência para cada informação, para evitar manter duas versões do mesmo registo.

Partilhar um Excel resolve a colaboração?

Pode facilitar o acesso e a edição em conjunto. A decisão depende do processo: confirme também as permissões necessárias, a identificação dos registos, a ligação ao residente e a consulta pela equipa seguinte.

O software garante, por si só, o cumprimento de todas as obrigações?

Não. A instituição continua a precisar de procedimentos adequados, configuração de acessos e formação. Numa demonstração, peça evidência das capacidades de que precisa e esclareça os limites da solução.

Avaliar a Winvel para a sua ERPI

Este guia é publicado pela Winvel. Para avaliar a plataforma, leve para a demonstração dois ou três exemplos fictícios dos processos que quer melhorar e as dúvidas da equipa.

Conheça a solução Winvel para ERPI ou peça uma demonstração gratuita.